Demande d’agrément d’un terrain de stage

Rappel concernant la réforme du troisième cycle

La réforme du 3e cycle, effective depuis novembre 2017 pour les internes ayant passé l’ECN la même année, modifie le déroulé de l’internat, qui est maintenant divisé en 3 phases, suivant l’expérience des étudiants en formation :

1. La phase socle, pour les internes de première année : encadrement direct ou supervisé par un universitaire ; acquisition des bases dans plusieurs champs de santé publique ;
2. La phase d’approfondissement (ou phase intermédiaire), pour les internes de deuxième et troisième années : autonomie progressive, acquisition des bases dans le reste des champs de santé publique et acquisition de notions avancées dans certains champs de santé publique ;
3. La phase de consolidation, pour les internes de quatrième année (“Dr Junior”) : autonomie plus importante (autonomie supervisée), acquisition de notions très avancées dans un/plusieurs champs de la santé publique.

Les structures agréées à recevoir des internes le sont par phase, en fonction des compétences qu’elles permettent d’acquérir et de l’encadrement. Une structure peut être agréée pour plusieurs phases.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter la maquette du DES de santé publique (plaquette de présentation simplifiée), notre page sur la réforme du 3e cycle et le référentiel de formation.

Généralités sur les agréments

Pour être ouverts puis choisis par les internes, les terrains de stage doivent être agréés (cette démarche concerne les stages ayant leur siège/une antenne en France. Dans le cas contraire, se référer aux modalités de stages hors subdivision à l’étranger). La campagne d’agrément a lieu 1 fois par an, de décembre à janvier, pour une ouverture potentielle du stage en novembre. L’agrément est valable pour 1, 2 ou les 3 phases de l’internat et sa durée de validité varie de 1 à 5 ans. A la fin de cette durée, l’agrément est renouvelé automatiquement sauf dans les cas suivants :

• changement du titulaire de l’agrément (départ, réorganisation, etc.)
• changement du lieu de stage ;
• changement du nom de la structure.

Dans ces situations, une nouvelle demande d’agrément doit être faite dès l’apparition du changement. Dans le cas contraire, le terrain de stage ne pourra pas être ouvert aux choix.

Lorsqu’un stage est agréé pour une phase et souhaite pouvoir être ouvert aux autres phases, il doit effectuer une demande d’extension d’agrément.

Déroulement

1. Collecte des dossiers d’agrément (y compris renouvellement et extension de phase)

Elle a lieu généralement de mi-décembre à fin janvier.

Un dossier administratif et un dossier pédagogique doivent être remplis et envoyés à l’ARS, au coordonnateur du DES et au SPI. Pour être agréé, un terrain de stage doit remplir plusieurs conditions notamment en termes d’encadrement, détaillées dans le dossier pédagogique (→ Télécharger le dossier pédagogique 2024).

Il est fortement recommandé de prendre contact avec le SPI et/ou la coordination de DES avant de soumettre un dossier de demande d’agrément afin de s’assurer de l’adéquation du projet avec les objectifs de l’internat.

2. Les commissions d’agrément

Les dossiers d’agrément sont examinés lors d’une commission pédagogique à laquelle participent les membres de la commission en charge de la commission du DES de santé publique et le SPI. L’avis émis suite à l’examen des dossiers sera ensuite transmis à l’ARS lors d’une commission dédiée.

3. Publication de la liste des terrains de stage agréés

Suite à la commission d’agrément, l’ARS publie la liste des stages agréés sur son site. (L’ARS ne contacte pas les terrains de stage, c’est à eux de vérifier si leur demande a été acceptée ou non).

Ces stages pourront alors être proposés aux choix de stages des internes à partir de novembre de la même année.

Autres démarches administratives

1. Convention

Une fois le stage agréé, les stages extra-hospitaliers hors AP-HP, devront signer une convention concernant notamment la responsabilité, le temps de travail et la rémunération des internes entre la structure d’accueil, l’AP-HP et l’ARS. Cette démarche doit être effectuée avant l’accueil du premier interne, si le terrain de stage a été choisi par un interne (donc après les choix de stage).

• Cette convention est valable durant toute la durée de l’agrément. Il n’est donc pas nécessaire de ré-établir une convention à chaque changement d’interne.

• Étant donné les délais parfois longs nécessaires à la signature de la convention, une réponse par mail du BDI ayant acté la demande vaut accord et permet à l’interne de commencer son stage même si la convention n’est pas encore finalisée et signée par tous les acteurs.

• En cas de renouvellement automatique de l’agrément, la convention est prolongée automatiquement sans démarche supplémentaire.

• En cas de renouvellement de l’agrément lié à un changement du titulaire, du lieu de stage ou du nom de la structure, il est nécessaire de contacter le BDI afin d’ajouter un avenant à la convention, voire d’en réaliser une nouvelle si nécessaire.

Pour plus d’informations, consultez la circulaire concernant le financement des stages.

2. Rémunération

La rémunération des internes se découpe en 3 parties :

• le salaire de base ;
• les indemnités de logement, nourriture et transports ;
• la rémunération des astreintes et gardes.

La rémunération hors astreintes et gardes est gérée par le BDI pour les stages AP-HP et pour la quasi totalité des stages hors AP-HP. Pour ces derniers, les modalités de rémunération sont définies dans la convention signée lors de l’accueil du premier interne.

Concernant les indemnités de transport, une demande de prise en charge des frais de transport au BDI doit être envoyée à chaque changement de stage. Celle-ci peut-être faite directement par l’interne, ou par le service administratif de la structure selon l’organisation des terrains de stage. Elle doit être accompagnée des pièces justificatives nécessaires selon la demande (photocopie du titre de transport, justificatif de paiement du titre de transport, etc.).

Concernant les inter-CHU, le salaire de base est versé par le CHU d’origine, tandis que les indemnités sont versées par le BDI. La demande de prise en charge des frais de transport doit être accompagnée du justificatif d’affectation dans la subdivision.

Pour les gardes et astreintes, la rémunération est assurée par la structure accueillant l’interne. Elle n’est donc effectuée par le BDI que si le stage a lieu au sein de l’AP-HP.

 3. Congés

Chaque interne dispose de 30 jours de congés annuels (jours ouvrables), du 1er novembre au 31 octobre de l’année suivante. Les congés sont posés avec l’accord de l’encadrant du stage et déclarés au BDI.

4. Jours de formation

Par ailleurs, chaque interne dispose de 2 demi-journées de formation par semaine. Celles-ci peuvent prendre différentes formes : cours universitaires (notamment dans le cadre d’un Master), congrès en lien avec la santé publique, autoformation, rédaction de la thèse, etc. Les internes sont notamment encouragés à participer au cours mis en place dans le cadre du DES de Santé Publique.

5. Stages avec missions à l’étranger

Certains stages agréés proposent des missions à l’étranger (de quelques jours à tout le semestre), ils sont intégrés dans la procédure classique d’agrément et de choix des stages. Dans ce cas, le terrain de stage devra établir une convention avec la structure d’accueil à l’étranger, notamment concernant la responsabilité vis-à-vis de l’interne. Cette convention, nécessaire au départ à l’étranger, sera réalisée par le terrain de stage et ne nécessite pas d’accord ni de signature du BDI ou de l’ARS. Le BDI et la coordination de DES devront néanmoins être informés par mail.

Pour plus d’informations sur les ouvertures semestrielles des postes, les fiches de postes, etc., c’est par ici !

Contacts

SPI :

Pour toute demande concernant les stages hors-filière :

Coordination de DES : Nathanaël Lapidus et Alexandra Rouquette

Bureau des internes :

• Pour la mise en place de la convention : Mme Vanessa GUE () et Mme Marlène LEPAGE ()
• Pour toute information concernant la rémunération, les congés, la prise en charge des frais de transport : .